Assistante administrative / Assistant administratif polyvalent

Publié il y a 2 semaines

GRADE :

Adjoint administratif territorial
Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe
Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe

DURÉE :

Poste permanent à pourvoir au 1er septembre 2024


TEMPS DE TRAVAIL : 

Temps complet, 1 607 heures annuelles

Travail 36 heures hebdomadaires avec génération d’ARTT


DESCRIPTIF D’EMPLOI : 

La ville de SAINT-GENEST-LERPT, 6 200 habitants, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve). Vous travaillerez au sein de la direction financière, de la direction technique. Vous serez en lien avec les autres services municipaux et avec les usagers.


MISSIONS PRINCIPALES :

Sous l’autorité du responsable des services techniques et de la directrice financière, l’agent/e aura pour missions :

1- LE SECRETARIAT DES SERVICES TECHNIQUES

Accueil téléphonique et physique :

  • Accueillir, renseigner et orienter le public sur place ou par téléphone vers les services ou organismes compétents, au bon accompagnement et l’introduction des visiteurs.
  • Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet ainsi que les doléances/ réclamations puis transmettre au service compétent

Consultation des mails :

  • Lecture, enregistrement et transmission au service intéressé pour réponse ou intervention

Vérifications ERP obligatoires :

  • Organisation des visites, classement des rapports, suivi, transmission aux services concernés des remises en conformité

Gestion du personnel :

  • Transmission de documents au service Ressources Humaines (notamment les feuilles d’astreintes, d’heures supplémentaires, de congés ou autres absences).
  • Gestion du planning des agents techniques

Soutien au directeur des services techniques pour la réalisation de documents, supports ou procédures :

  • Rédaction d’actes administratifs : Arrêtés, permissions de voirie, etc …
  • Rédaction de courrier et ou de mail à destination des administrés, services, entreprises.

Rédaction de bon de commande, traitement des factures

Classement et archivage

En votre qualité d’assistante/assistant du directeur des services techniques, vous devez assurer les tâches administratives générales et de gestion et assurer l’accueil téléphonique et physique. Vous représentez l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels vous pouvez être en contact direct, au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du service public, du contact et qualité d’écoute.

2-LE SECRETARIAT COMPTABLE

Comptabilité :

  • Saisie des bons de commandes, des engagements, des factures, mandatement des dépenses de fonctionnement, titrage des recettes de fonction du portefeuille de services dont il/elle a la charge
  • Dans ce cadre, émission et contrôle de flux PES V2
  • Engagement et liquidation des subventions à verser ou à recevoir
  • Suivi des loyers

Budget :

  • Suivi mensuel de l’état des crédits disponibles
  • Opérations d’ordre, opérations de fin d’année

Transversalité :

  • Mise en œuvre du projet de service lié à la dématérialisation
  • Relations avec les fournisseurs, prestataires de services
  • Tenue de tableaux de bord

PROFIL DEMANDÉ :

Savoirs :

  • Bonnes connaissances des ERP, des procédures administratives et en règle générale de tout ce qui relève du domaine des services techniques
  • Connaissances comptables et budgétaires souhaitées

Compétences techniques et comptable :

  • Maîtrise de l’utilisation de logiciels techniques (connaissance des logiciels Berger Levrault appréciée) et logiciels de bureautique et messagerie (word, excel outlook…)
  • Connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels tant de la collectivité que des administrations et des partenaires publics
  • Maîtrise des techniques de rédaction administrative
  • Maîtrise des techniques d’accueil du public et des règles de communication, gestion des publics difficiles et l’écoute active
  • Connaissance des procédures d’urgence (plan vigipirate, incendie, incident, malaises…)
  • Connaissance de la M57
  • Maîtrise d’un progiciel de comptabilité en full web 
  • Connaissances des logiciels métiers et applicatifs DGFIP externe (Hélios, Chorus Pro)

Compétences relationnelles et personnelles :

  • Polyvalence
  • Être autonome et savoir prendre des initiatives opportunes
  • Être dynamique, réactif et disponible
  • Savoir s’organiser, rendre-compte fidèlement et objectivement, écouter, analyser les demandes des interlocuteurs et apporter une réponse adaptée
  • Avoir le sens du service public, du contact, être aimable et disposer de parfaites qualités d’écoute et de dialogue
  • Être rigoureux et avoir le sens de l’organisation
  • Confidentialité et discrétion professionnelle

Expérience similaire très appréciée mais non obligatoire

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